REGULAMIN

UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTÓW CZŁONKOM SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ W TOMASZOWIE LUBELSKIM

 

§ 1.

Podstawę prawną unormowań zawartych w niniejszym Regulaminie stanowią:

1. ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2017 r. poz. 1560 z późniejszymi zmianami);
2. ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2013 r. poz.1222 z późniejszymi zmianami);
3. ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 z późniejszymi zmianami);
4. Statut Spółdzielni Mieszkaniowej w Tomaszowie Lubelskim.

§ 2.

1. Członkowie Spółdzielni Mieszkaniowej w Tomaszowie Lubelskim zwanej w dalszej części regulaminu ,,Spółdzielnią” po złożeniu pisemnego wniosku do Zarządu Spółdzielni (zał. nr 2) oraz podpisaniu oświadczenia (zał. nr 3) mają prawo do otrzymania odpisów i kopii oraz wglądu do następujących dokumentów Spółdzielni:
   1. Statutu i regulaminów;
   2. uchwał organów Spółdzielni – z wyłączeniem spraw osobowych;
   3. protokółów lustracji;
   4. rocznych sprawozdań finansowych;
   5. faktur i umów zawieranych przez Spółdzielnię z osobami trzecimi;
   6. protokołów obrad organów Spółdzielni.
2. Uprawnienia członków nie obejmują dostępu do:
   1. treści protokółów i uchwał organów Spółdzielni, których ujawnienie naruszyłoby przepisy ustawy o ochronie danych osobowych;
   2. akt osobowych pracowników Spółdzielni, w tym również członków Zarządu i Rady Nadzorczej;
   3. imiennych list wynagrodzeń wypłacanych przez Spółdzielnię;
   4. opinii prawnych wydawanych w sprawach indywidualnych organów, pracowników i członków Spółdzielni.

§ 3.

1. Koszty sporządzenia odpisów i kopii dokumentów wymienionych w § 2, za wyjątkiem Statutu i regulaminów uchwalonych na jego podstawie, pokrywa członek Spółdzielni wnioskujący o ich otrzymanie.
2. Odpisy Statutu i regulaminów uchwalonych na jego podstawie wydawane są członkom Spółdzielni nieodpłatnie w jednym egzemplarzu. Kolejne wydanie tych samych dokumentów jest odpłatne.

§ 4.

1. Wysokość opłat za sporządzenie kopii dokumentów jest określona na podstawie kalkulacji kosztów – załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2. Członek Spółdzielni przed wydaniem dokumentów zostanie poinformowany o kosztach sporządzenia żądanych dokumentów, dokona wpłaty, a jej dowód przedstawi pracownikowi Spółdzielni.

§ 5.

1. Członek żądający wydania odpisu lub kopii dokumentu lub wglądu do dokumentów – winien złożyć do Spółdzielni pisemny wniosek (załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu) zawierający dokładną nazwę dokumentu,  jego zakres tematyczny (tak by istniała możliwość identyfikacji określonego dokumentu) oraz ewentualnie ilość kopii.
2. Wniosek powinien być sporządzony czytelnie.
3. Jeżeli członek Spółdzielni nie określi zakresu tematycznego dokumentu, wówczas otrzyma dokument wskazany we wniosku w całości.
4. Jeśli zawarte we wniosku wskazówki dotyczące dokumentu są niewystarczające do jego identyfikacji, Spółdzielnia może wezwać wnioskującego do uzupełnienia wniosku.

§ 6.

1. Wydanie odpisu lub kopii lub wgląd do dokumentów następuje w siedzibie Spółdzielni.
2. Członek Spółdzielni kwituje otrzymanie wnioskowanych dokumentów.
3. Spółdzielnia zobowiązana jest wydać odpis lub kopie dokumentów wnioskującemu członkowi, nie później niż w ciągu 7 dni od daty zarejestrowania wniosku przez Spółdzielnię – wyłączając dni wolne od pracy w Spółdzielni. W uzasadnionych przypadkach termin może ulec wydłużeniu do trzech tygodni.
4. Jeżeli żądane dokumenty są dostępne na stronie internetowej Spółdzielni, Spółdzielnia powinna poinformować o tym wnioskującego.
5. Członek Spółdzielni, który otrzymał kopie dokumentów nie może ich udostępniać osobom trzecim, powielać ani rozpowszechniać w inny sposób.
6. Członek Spółdzielni ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, o których dowiedział się podczas przeglądu lub z otrzymanych kopii dokumentów.
7. Członek Spółdzielni może wykorzystać uzyskane dane tylko w celach związanych ze Spółdzielnią i w jej interesie.

§ 7.

1. Spółdzielnia zobowiązana jest do udostępnienia do wglądu żądanych przez członka dokumentów z uwzględnieniem następujących ograniczeń:
   1. nie ujawnia się danych osobowych, bądź tajemnic przedsiębiorstw, z którymi Spółdzielnia współpracuje, czyli danych chronionych przepisami prawa;
   2. po ustaleniu terminu z zainteresowanym członkiem, przeglądanie odbywa się w pomieszczeniu wskazanym przez Spółdzielnię, w obecności pracownika Spółdzielni.
2. Członek podpisem w rejestrze potwierdza, że w określonym dniu zapoznał się z dokumentami wymienionymi we wniosku.

§ 8.

1. Zarząd Spółdzielni zobowiązany jest do założenia rejestru wydawanych oraz udostępnionych dokumentów.
2. W rejestrze odnotowuje się:
   1. datę wpływu wniosku;
   2. imię, nazwisko oraz numer i serię dowodu osobistego wnioskodawcy;
   3. PESEL wnioskodawcy za jego zgodą;
   4. wykaz żądanych dokumentów;
   5. wysokość opłaty;
   6. datę wydania dokumentów;
   7. podpis osoby wydającej dokumenty;
   8. podpis składającego wniosek.
3. Do rejestru załącza się wnioski oraz kopie wysyłanych odpowiedzi.

§ 9.

1. Za przestrzeganie przepisów prawa regulujących wydanie i udostępnianie do wglądu dokumentów, w tym w szczególności przepisów o ochronie danych osobowych odpowiedzialny jest Zarząd Spółdzielni. W związku z tym przed wydaniem żądanego dokumentu upoważniony pracownik Spółdzielni ma obowiązek:
   1. sprawdzić, czy osoba ubiegająca się o wydanie dokumentów jest członkiem Spółdzielni;
   2. zarejestrować wniosek o wydanie dokumentów;
   3. sprawdzić dowód wpłaty za żądane dokumenty;
   4. z udostępnionych dokumentów usunąć trwale dane chronione przepisami prawa.
2. Zarząd Spółdzielni może odmówić udostępnienia bądź wydania odpisu lub kopii umów zawieranych z osobami trzecimi, jeżeli naruszyłoby to prawa tych osób lub istniałaby uzasadniona obawa, że członek wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem Spółdzielni i jej członków, przez co może wyrządzić znaczną szkodę.
3. Odmowa udostępnienia dokumentów wyrażana jest na piśmie w ciągu 21 dni od dnia złożenia wniosku.
4. Członek, któremu odmówiono wglądu do umów zawieranych przez Spółdzielnię z osobami trzecimi, może złożyć wniosek do Sądu Rejestrowego o zobowiązanie Spółdzielni do udostępnienia tych umów w terminie 7 dni od doręczenia członkowi pisemnej odmowy.
5. Wykorzystanie udostępnionych dokumentów i zawartych w nich informacji w sposób sprzeczny z Regulaminem oraz innymi przepisami prawa lub w sposób zagrażający interesowi Spółdzielni może być zgłoszony przez Zarząd Spółdzielni do organów ścigania.

§ 10.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie, stosuje się postanowienia ustaw i Statutu Spółdzielni.

 

S E K R E T A R Z Rady Nadzorczej	P R Z E W O D N I C Z Ą C Y Rady Nadzorczej
Dorota PYŹ	Józef AUGUSTYNIAK