REGULAMIN

przeprowadzania przetargów

 

Część I. Zasady ogólne

§ 1.

Regulamin dotyczy zasad przeprowadzania przetargów na:

1. 1. inwestycje i roboty budowlane tj. wszelkie prace polegające na wykonaniu, montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego (budynku, drogi, sieci wodnokanalizacyjnej itp.), lub jego części;
   2. dostawy – tj. dostarczenie materiałów, zakupu sprzętu, maszyn, urządzeń itp.;
   3. najem lokali użytkowych;
   4. dzierżawę terenów;
   5. usługi – tj. wszelkie prace dotyczące:
      1. usług projektowych,
      2. usług konsultingowych,
      3. usług pogotowia technicznego,
      4. prac konserwacyjno – remontowych,
      5. dezynfekcji, deratyzacji, dezynsekcji.

§ 2.

1. 1. Przetarg przeprowadza się w formie:
      1. przetargu ustnego nieograniczonego – przetarg ustny ma na celu uzyskanie najwyższej ceny;
      2. przetargu pisemnego nieograniczonego – przetarg pisemny ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty;
      3. przetargu pisemnego ograniczonego.
   2. O zastosowanej formie przetargu decyduje jego organizator.

1. Przetarg uważa się za zakończony wynikiem negatywnym, jeżeli nikt nie przystąpił do przetargu ustnego lub żaden z uczestników nie zaoferował postąpienia ponad cenę wywoławczą albo jeżeli w przetargu pisemnym nie wpłynęła ani jedna oferta, a także jeżeli komisja przetargowa stwierdziła, że żadna oferta nie spełnia warunków przetargu.
2. Uczestnik przetargu może, w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyniku przetargu ustnego lub doręczenia zawiadomienia o wyniku przetargu pisemnego, zaskarżyć czynności związane z przeprowadzeniem przetargu do Zarządu SM.
3. Wynik przetargu może być podany do publicznej wiadomości na terenie Spółdzielni i każdemu z oferentów.

§ 3.

Decyzję o przeprowadzeniu przetargu – każdorazowo podejmuje Zarząd Spółdzielni. Przetargi obowiązują na wszelkie jednorodne prace, dostawy, usługi i zakupy przekraczające kwotę 100.000,00 złotych netto ² z wyjątkiem programu rozwoju małej infrastruktury sportowo-rekreacyjnej o charakterze wielopokoleniowym – Otwarte Strefy Aktywności(OSA). Zarząd sprawuje nadzór nad przeprowadzaniem przetargów. O terminie przetargu Zarząd SM powiadomi Przewodniczącego Rady Nadzorczej najpóźniej na 7 dni przed przetargiem. ¹

§ 4.

1. Przetarg ma na celu umożliwienie Spółdzielni dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, spełniającej kryteria:
   1. ceny;
   2. kosztu eksploatacji;
   3. czasu wykonania lub dostawy;
   4. terminu i formy płatności;
   5. kosztu wdrożenia;
   6. jakości;
   7. pewności i terminowości dostaw;
   8. walorów estetycznych i funkcjonalnych;
   9. wpływu na środowisko;
   10. inne, uznane za ważne przez komisję przetargową.
2. Dopuszcza się uznanie przetargu za ważny, gdy uczestniczy w nim jeden oferent, w przypadku przetargu nieograniczonego.

§ 5.

Ogłaszająca przetarg Spółdzielnia zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez podania przyczyny.

§ 6.

1. Przetarg może być:
   1. nieograniczony (ustny lub pisemny);
   2. ograniczony (pisemny).
2. W przetargu ustnym uczestnicy zgłaszają ustnie kolejne postąpienia (oferty) ceny, dopóki mimo trzykrotnego wywołania nie ma dalszych postąpień. Wówczas przewodniczący komisji przetargowej zamyka przetarg i ogłasza imię i nazwisko albo nazwę lub firmę osoby, która wygrała przetarg. Przetarg jest ważny bez względu na liczbę jego uczestników, jeśli przynajmniej jeden z nich zaoferował co najmniej jedno postąpienie powyżej ceny wywoławczej.
3.  W przetargu pisemnym uczestnicy składają pisemne oferty w terminie wyznaczonym przez organizatora, najpóźniej na 3 dni przed terminem przetargu. Do oferty muszą dołączyć kopię dowodu wniesienia wadium. Aby przetarg się odbył, wystarczy, że wpłynie tylko jedna oferta spełniająca warunki określone w ogłoszeniu o przetargu. Przetarg pisemny jest przetargiem dwustopniowym. Zaproszenia dokonuje się poprzez zamieszczenie ogłoszenia w prasie regionalnej, tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni i na stronie internetowej SM.
4. Przetarg pisemny nieograniczony polega na zaproszeniu nieograniczonej liczby oferentów do składania pisemnych ofert.
5. Przy ograniczonym przetargu zaprasza się tylko te osoby, które ze względu na warunki przetargowe są w stanie je spełnić.
6. Przetarg ograniczony może być przeprowadzony w przypadku zmiany wykonawcy robót budowlanych, remontowych, konserwacyjno-eksploatacyjnych i innych.
7. W przypadku nie rozstrzygnięcia przetargu Zarząd zwraca się do Rady Nadzorczej o udzielenie zgody na tryb bezprzetargowy.
8. Tryb bezprzetargowy może być stosowany dla realizacji zamówienia, którego przedmiot charakteryzuje się szczególnymi parametrami lub też jest powszechnie dostępny i posiada ustalone standardy jakościowe.
9. Do trybu bezprzetargowego zalicza się:
   1. zapytanie o cenę – dotyczy produktów powszechnie dostępnych, o ustalonej, standardowej jakości, konkurencyjność dotyczy ceny;
   2. zamówienie z wolnej ręki – polega na przeprowadzeniu rokowań tylko z jednym wykonawcą lub dostawcą i po osiągnięciu porozumienia zawarcie umowy na realizację zamówienia.

§ 7.

1. Przetarg może być:
   1. jednostopniowy;
   2. dwustopniowy.
2. Przetarg jednostopniowy polega na przeprowadzeniu procedury przetargowej na jednym posiedzeniu komisji przetargowej.
3. Przetarg dwustopniowy składa się z części jawnej i niejawnej.
4. W części jawnej mogą uczestniczyć oferenci. Komisja przetargowa w części jawnej dokonuje następujących czynności:
   1. stwierdzenia prawidłowości ogłoszenia przetargu;
   2. badania nienaruszalności kopert zawierających oferty i ich zewnętrznego wyglądu oraz zaopatrzenia każdej oferty w kolejny numer nadawczy przy składaniu ofert;
   3. otwarcia wniesionych ofert;
   4. zabezpieczenia ofert przed ujawnieniem ich treści innym oferentom.
5. W części niejawnej komisja przetargowa:
   1. dokonuje szczegółowej analizy ofert (może wprowadzić punktację);
   2. może przeprowadzić protokołowane rozmowy uzupełniające z oferentami;
   3. sporządza protokół z wyników przetargu z uzasadnieniem zawartych w nim ustaleń i wpisuje datę rozstrzygnięcia, która jest datą zakończenia przetargu.

§ 8.

1. W ogłoszeniu o przetargu należy podać:
   1. nazwę i adres zamawiającego;
   2. przedmiot przetargu (ilość i rodzaj zamawianych dostaw i usług, w przypadku robót budowlanych zakres i lokalizację budowy);
   3. termin realizacji zamówienia;
   4. miejsce i termin składania ofert;
   5. informacje o warunkach jakie muszą spełniać wykonawcy lub dostawcy;
   6. miejsce i termin, w którym można zapoznać się z dokumentacją przetargową (specyfikacja istotnych warunków zamówienia);
   7. miejsce i termin rozpoczęcia przetargu;
   8. wysokość wadium, termin i sposób jego wpłaty (rachunek bankowy);
   9. wysokość postąpienia.

§ 9.

Podstawą przetargu jest dokumentacja przetargowa. Wysokość i tryb pobierania opłat za dokumentację przetargową określa Zarząd Spółdzielni. Udostępnienie dokumentacji przetargowej do wglądu jest nieodpłatne.

§ 10.

1. Oferent przystępujący do przetargu pisemnego składa ofertę w zamkniętej (zalakowanej, zaklejonej), nieprzezroczystej kopercie, w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu. Po tym terminie oferty nie będą przyjmowane.
2. Każda oferta powinna zawierać dane zgodne ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia.
3. Za złożenie oferty nie przysługuje wynagrodzenie.

§ 11.

1. Oferent przystępujący do przetargu jest obowiązany do wpłacenia wadium określonego w ogłoszeniu o przetargu na konto wskazane w ogłoszeniu. Wysokość wadium ustala Zarząd Spółdzielni.
2. Wadium przepada w razie uchylenia się oferenta, którego oferta została wybrana od zawarcia umowy na warunkach ofertowych. Wadium w takich przypadkach przechodzi na rzecz Spółdzielni.
3. Nie powoduje utraty wadium cofnięcie oferty przed terminem zakończenia składania ofert.
4. Wadium zwracane jest tym oferentom, z których oferty prowadzący przetarg nie zamierza skorzystać. Oferentowi, którego ofertę wybrano zwraca się wadium po zawarciu umowy, chyba że zgodnie z zawartą umową stanowi zabezpieczenie wykonania dalszych obowiązków umownych.

§ 12.

1. Przetarg przeprowadza Komisja przetargowa powoływana przez Zarząd.
2. Komisja składa się minimum z 3 osób.
3. Nie może uczestniczyć w pracach komisji osoba spokrewniona lub spowinowacona z oferentem albo osobiście zainteresowana wynikiem przetargu.
4. W pracach komisji może uczestniczyć jako obserwator członek Rady Nadzorczej.

Część II. Zasady przeprowadzania przetargów na roboty inwestycyjne, budowlane, remontowo-konserwacyjne i eksploatacyjne

§ 13.

1. Zasady określone w części II regulaminu dotyczą wszystkich robót inwestycyjnych, budowlanych, remontowych, konserwacyjnych i eksploatacyjnych, geodezyjnych i projektowych zamawianych u obcych wykonawców o planowanym koszcie przekraczającym kwotę 50 000,00 zł netto.
2. Dopuszcza się w sytuacjach uznanych przez Zarząd Spółdzielni za zasadne przeprowadzenie przetargu dla robót o przewidywanym koszcie niższym niż wymieniony w ust. l.
3. Na wszelkie prace od 5 000,00 zł netto do 50 000,00 zł netto projektowe, nadzoru inwestorskiego, usług sprzętowo – transportowych należy zastosować zapytanie o cenę. Zapytanie o cenę wysłać za potwierdzeniem odbioru do minimum 3 oferentów. Aby wybrana oferta była ważna należy uzyskać co najmniej 2 pisemne odpowiedzi.

§ 14.

1. Przetarg na roboty inwestycyjne budowlane, remontowo – konserwacyjne i eksploatacyjne jest przetargiem:
   1. nieograniczonym przy wyborze wykonawców;
   2. ograniczonym w przypadku zmiany wykonawcy robót.
2. Może być przetargiem dwustopniowym określonym w § 7 pkt 3 – 5.
3. Przetarg powinien być przeprowadzony według zasad określonych w § 6 i 7.

§ 15.

1. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać informacje określone w § 8 regulaminu.
2. Wysokość wadium określa Zarząd każdorazowo w uchwale o przeprowadzeniu przetargu.

§ 16.

Podstawą przetargu jest dokumentacja przetargowa, składająca się z:

1. 1. uchwały Zarządu o organizacji przetargu, która powinna określać:
      1. przedmiot przetargu i kryteria techniczne,
      2. termin przetargu,
      3. formę przetargu (ofertowa, ustna itp.),
      4. sposób ogłoszenia przetargu,
      5. warunki utraty wadium,
      6. zasady pracy komisji przetargowej;
   2. ewentualnego określenia preferencji przy wyborze oferenta, (np. cena, wiarygodność, rzetelność, itp.).

§ 17.

Oferta oprócz wymienionych informacji określonych w § 8, winna zawierać wszystkie dane określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

§ 18.

Zamawiający udziela zamówienia z wolnej ręki, gdy:

1. 1. dokonuje dodatkowego zamówienia na roboty inwestycyjne, budowlane, remontowo – konserwacyjne i eksploatacyjne, na które wcześniej przeprowadzono przetarg (po cenach z przetargu);
   2. zawiera umowy na przeprowadzenie badań, ekspertyz, opinii kontrolnych;
   3. występują sytuacje awaryjne, których uprzednio nie dało się przewidzieć.

Część III. Zasady wynajmowania lokali użytkowych oraz dzierżawy terenów

§ 19.

Wolne w sensie prawnym lokale użytkowe są wynajmowane, a wolne tereny wydzierżawiane przez Spółdzielnię Mieszkaniową na następujących zasadach:

1. 1. Wolne lokale użytkowe i tereny mogą być wynajmowane przez Spółdzielnię w trybie bezprzetargowym jeżeli nie wpłynęły oferty w ogłoszonym przetargu nieograniczonym lub nie nastąpiło podpisanie umowy z wybranym oferentem. Wolne lokale lub tereny mogą być wynajmowane lub wydzierżawiane w trybie bezprzetargowym kolejno zgłaszającym się osobom.
   2. Warunki przetargu oraz wysokość czynszu najmu ustala Zarząd Spółdzielni.

§ 20.

Ogłoszenie o przetargu powinno obejmować czas, miejsce, opis przedmiotowego lokalu oraz warunki przetargu. Ogłoszenie o przetargu umieszczane jest na stronie internetowej Spółdzielni, na tablicy ogłoszeń w biurze Spółdzielni oraz w prasie lokalnej. W oknie wolnego lokalu użytkowego można wywiesić informację „lokal użytkowy do wynajęcia”.

§ 21.

1. W celu przeprowadzenia przetargu, o którym mowa powyżej, Zarząd powołuje uchwałą komisję przetargową spośród pracowników Spółdzielni. Uchwała Zarządu zawiera ponadto:
   1. adres lokalu użytkowego lub terenu;
   2. termin i miejsce przeprowadzenia przetargu;
   3. cenę wywoławczą najmu lub dzierżawy;
   4. wysokość wadium (Zarząd może odstąpić od ustalenia wadium), termin jego wniesienia;
   5. kwotę postąpienia.
2. Komisja przeprowadza przetarg nieograniczony w formie ustnej licytacji mającej na celu wyłonienie najemcy lub dzierżawcy.

§ 22.

1. Do przetargu mogą przystąpić osoby, które wpłaciły wadium w wysokości ustalonej przez Zarząd oraz złożą oświadczenie, że zapoznali się ze stanem technicznym lokalu lub terenu.
2. Wadium pozostałych uczestników przetargu zwraca się niezwłocznie po odwołaniu lub zamknięciu przetargu, jednak nie później niż przed upływem 5 dni roboczych od dnia odwołania lub zamknięcia przetargu.
3. Wadium złożone przez licytanta, który wygrał przetarg będzie zaliczone w całości na poczet kaucji lub czynszu najmu, dzierżawy.

§ 23.

1. Po rozpoczęciu przetargu prowadzący podaje do wiadomości:
   1. wysokość wadium;
   2. cenę wywoławczą najmu lub dzierżawy;
   3. wysokość postąpienia
   4. listę osób dopuszczonych do przetargu
   5. adres, powierzchnię lokalu, ilość pomieszczeń (pomieszczenia przynależne np. piwnica);
   6. adres, położenie terenu.
2. Po podaniu w/w informacji prowadzi licytację ustną.
3. Zaoferowana cena przestaje wiązać uczestnika przetargu gdy inny uczestnik zaoferuje wyższą cenę.
4. Po ustaniu postąpień prowadzący przetarg, po trzecim ogłoszeniu udziela przybicia osobie, która zaoferowała najwyższą cenę i zamyka przetarg.

§ 24.

1. Przy kontynuacji najmu bez zmiany cen za m², a jedynie powiększenia lub pomniejszenia powierzchni – Zarząd może podpisać aneks do umowy bez trybu przetargowego.
2. Zarząd nie stosuje trybu przetargowego w przypadku:
   1. zmiany dzierżawcy terenu pod prywatnym kioskiem handlowo – usługowym spowodowanej sprzedażą kiosku przez dotychczasowego dzierżawcę terenu;
   2. zmiany nazwy najemcy lokalu użytkowego spowodowanej wewnętrznymi przekształceniami organizacyjnymi dokonanymi w firmie najemcy;
   3. rezygnacji najemcy i wskazanie następcy zobowiązującego się przejąć lokal użytkowy bez konieczności jego opróżniania i odnawiania, przy jednoczesnym zachowaniu stawki czynszu najmu nie niższej od płaconej przez dotychczasowego najemcę;
   4. rezygnacji dzierżawcy terenu i wskazania następcy zobowiązującego się przejąć teren przy jednoczesnym zachowaniu stawki dzierżawy nie niższej od płaconej przez dotychczasowego dzierżawcę;
   5. zbycia nieruchomości gruntowych, na których funkcjonuje własnościowe prawo do lokalu spółdzielczego;
   6. konieczności zlecenia robót lub usług mających na celu niezwłoczne usunięcie awarii w instalacjach budynkowych lub sieciach osiedlowych;
   7. dzierżawy terenu z przeznaczeniem na ustawienie reklamy lub wydzierżawienie innej powierzchni reklamowej;
   8. dzierżawy terenu nas krótki okres (sezonowo), np. ogródki letnie przy wynajmowanych lokalach, sprzedaż towarów sezonowych, itp.;
   9. dzierżawy terenu z przeznaczeniem na poprawę warunków prowadzanej nieopodal działalności gospodarczej lub kulturalno – oświatowej np. pod plac zabaw.

Część IV. Ustalenia końcowe

§ 25.

Wszelkie odstępstwa od umowy zawartej w wyniku przetargu dotyczące:

1. 1. ustalonych terminów;
   2. ustalonych cen;
   3. zakresu wykonywania prac lub przedmiotu przetargu;
   4. odstępstw od sposobu wykonania prac skutkujących jakością wymagają zgody Zarządu w formie aneksu do umowy.

§ 26.

Do przetargów określonych w części II i III mają zastosowanie uregulowania określone w części I regulaminu.

§ 27.

Roboty polegające na usunięciu awarii lub skutków klęski żywiołowej Zarząd zleca bez stosowania procedury przetargowej.

§ 28.

Niniejszy regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą, Uchwałą Nr 4/2017 w dniu 25.01.2017 roku i wchodzi w życie z dniem podjęcia.

S E K R E T A R Z Rady Nadzorczej	P R Z E W O D N I C Z Ą C Y Rady Nadzorczej
Dorota PYŹ	Józef AUGUSTYNIAK

 
¹ Zmiana Uchwałą RN Nr 4/2019 z dnia 25.02.2019 r. – w części I § 3 otrzymuje brzmienie: „Decyzję o przeprowadzeniu przetargu – każdorazowo podejmuje Zarząd Spółdzielni. Przetargi obowiązują na wszelkie jednorodne prace, dostawy, usługi i zakupy przekraczające kwotę 50.000,00 złotych netto z wyjątkiem programu rozwoju małej infrastruktury sportowo-rekreacyjnej o charakterze wielopokoleniowym – Otwarte Strefy Aktywności (OSA). Zarząd sprawuje nadzór nad przeprowadzaniem przetargów. O terminie przetargu Zarząd SM powiadomi Przewodniczącego Rady Nadzorczej najpóźniej na 7 dni przed przetargiem”.

² Zmiana Uchwałą RN Nr 9/2022 z dnia 25.02.2022 r. – w części I § 3 zapis „kwotę 50.000,00 zł netto” otrzymuje brzmienie „kwotę 100.000,00 zł netto”.